Modul 6

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Eine Kurzfassung dieses Moduls findet am Sonntag statt!

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Samstag, 24. Juni 2023

Modul 6 „Unterstützer gewinnen, Zusammenarbeit optimieren.“

Gute Partnerschaften, Kooperationen, Sponsoren und Spender machen mehr möglich.

Geld ist nicht alles, es schafft aber Möglichkeiten. Möglichkeiten, Chor und Musik zu erleben und zu lernen. Warum sind zum Beispiel im Sport manche Vereine erfolgreicher? Weil Sie in gute Trainer und Trainingsmöglichkeiten investieren – vor allem in die Nachwuchsarbeit. Hier hängen Chöre weit hinterher – auch weil wir eigentlich ein günstiges Hobby haben. Die Stimme ist dabei und muss nicht wie ein Instrument erst gekauft werden. Doch wenn wir zum Beispiel die Stimmbildung intensivieren möchten, müssen wir Geld ausgeben.

Mehr finanzielle Mittel und die sinnvoll investiert, schaffen bessere Voraussetzungen – kurz-, mittel- und langfristig!

In dem Workshop lernen Sie unter anderem:

• Den Unterschied zwischen Kooperationspartnern, Spendern und Sponsoren zu verstehen und gezielt zu nutzen
• Die Vereinskollegen von der Notwendigkeit von Unterstützern zu überzeugen
• Das Gewinnen von Unterstützern strategisch anzugehen – von der Recherche bis zum Vertragsabschluss
• Netzwerke und Unterstützerbeziehungen unaufdringlich zu pflege und zu vertiefen
• Rechtliche und steuerliche Rahmenbedingungen zu beachten
• Ansprechende Sponsorenunterlagen zu gestalten

Von Mensch zu Mensch

Bevor wir direkt einsteigen, ein Wort zur Struktur dieses Büchleins: Zunächst geht es um die allgemein gültigen Prinzipien erfolgreicher, persönlicher Kontaktaufnahme bis hin zum Abschluss. Dann geht es um den Weg zu einer erfolgreichen Beziehung zu Sponsoren und Unterstützern; zum Schluss wechseln wir die Perspektive und betrachten Sponsoring aus der Sicht des Sponsorgebers anhand einer Checkliste – diese hilft Ihnen konkret dabei, den beiderseitigen Nutzen für den Sponsorgeber und Sponsornehmer im Akquisegespräch herauszuarbeiten.

Werden Sie persönlich, wenn es um Kontakte geht

Dinge, die eine gewisse Investition erfordern oder erklärungsbedürftig sind, können schlecht rein über Drucksachen beziehungsweise neue Medien „verkauft“ werden. Das gilt auch für die Akquisition von „potenten“ Unterstützern und hilfreichen Partnern. Es braucht stets die Begegnung von Mensch zu Mensch, um im guten persönlichen Kontakt Vertrauen aufzubauen. Die Worte „Kunde“, „Angebot“, „Produkt“ verwende ich als Synonym, auch wenn es sich um Unter­stützer, Sponsoren oder Kooperationspartner handelt. Und wenn ich Sie als Leser persönlich anspreche, dann meine ich damit immer auch Ihr Team, Ihr Unternehmen und Ihre Organisation. Nochmals, denn es ist wichtig: Ihr Erfolg hängt davon ab, wie gut es Ihnen gelingt, Kontakte zu knüpfen und eine tragfähige Beziehung aufzubauen. Medien können den Beziehungsaufbau unterstützen und ebnen, doch die Entscheidung für oder gegen eine Geschäftsbeziehung fällt im Gespräch! Denken Sie immer daran:

Im Fokus steht Ihr Ansprechpartner mit seinen Bedürfnissen und Wünschen – die Sie hoffentlich erfüllen können.

Halten Sie kurz inne und reflektieren Sie:

• Ihre Telefonate
• Ihre Präsentationen
• Ihre Verhandlungen
• Ihre Drucksachen
• Ihre Online- und Social Media-Auftritte

Worauf richten Sie üblicherweise Ihren Fokus? Auf das, was Sie „verkaufen“ wollen – auf Angebotsvorteile, auf Ihr Know-How, auf Zahlen, Daten, Fakten Ihres Angebots? Wenn ja, sagen Sie wahrscheinlich zu viel und fragen zu wenig. Verändern Sie Ihren Fokus – auf Ihren Gesprächspartner.

Also: Sagen Sie weniger und fragen Sie mehr.

Bütefisch_Mehr Fragen statt sagen

Bevor es auf den nächsten Seiten ins Detail geht, ein kurzer Überblick über die Schritte, die für eine erfolgreiche (Kalt-)Akquisition wichtig sind. Kaltakquisition heißt, dass Sie von Null anfangen und einen völlig neuen Kontakt aufbauen.

Vorbereitung

• Kontakte recherchieren, Informationen einholen, um so die Qualität der Kontakte zu bewerten
• Kommunikationsstrategie ausarbeiten, mögliche Einwände über- und vordenken
• Ideenentwicklung, mediale Unterlagen vorbereiten, persönlich aktiv Beziehungen knüpfen

Vertrauen aufbauen

• (Kalt-)Akquise am Telefon
• Persönliches Treffen

Verhandeln und abschließen

• Angebot anpassen und optimieren
• Kauf- beziehungsweise Vertragsvereinbarung treffen und abschließen

Beziehungen pflegen und ausbauen

• Kontakt zum Kunden vertiefen und ein „offenes Ohr“ behalten
• Nach dem Vertrag ist vor dem Vertrag – an die Zukunft denken

Das Wissen um die einzelnen Schritte ist das eine. Der andere entscheidende Punkt ist die Qualität des Akquisiteurs. Seine Fähigkeiten und Verhaltensweisen im Umgang mit potenziellen Kunden geben den Ausschlag darüber, ob potenzielle Kunden zu wirklichen Kunden werden. Noch besser ist es, wenn Sie ein Team haben, das Sie bei der Akquisition unterstützt. Denn nicht zwischen allen Gesprächspartnern entsteht eine vertrauenvolle Atmosphäre. Unterschiedliche Persönlichkeitstypen brauchen unterschiedliche Ansprachen. Nutzen Sie die Chance und überlegen Sie, welche Person am besten ein bestimmtes Gespräch erfolgreich führen könnte. Oft macht es auch Sinn, im Team Gespräche zu führen – wenn es die Situation erfordert – und so mehr Kompetenz gezeigt werden kann.

Sind Sie für Ihre Akquise gut aufgestellt

Stellen Sie sich nun folgende Fragen:

Die Akquiseverantwortlichen

• haben Spaß am „Verkaufen“ und kommunikative Fähigkeiten.

• vertreten ein attraktives Produkt und haben Kenntnis darüber.

• sind willig und berechtigt zu verhandeln und zu entscheiden.

• sind fähig, sich einzufühlen und sachlich zu argumentieren.

• sind nachhaltig motiviert und können mit „Neins“ umgehen.

• sind lernbereit und haben Mut zur Praxis.

• haben Zeit.

• haben den nötigen Rückhalt.

• haben die nötige mediale Unterstützung zur Verfügung.

Hoffentlich haben Sie (fast) alle Fragen mit „Ja“ beantworten können. Sonst sollten Sie dafür sorgen, dass Sie künftig besser aufgestellt sind! Falls Sie potenziell interessante Kontakte durch Unprofessionalität oder ungeschicktes Verhalten „verbrennen“, haben Sie für längere Zeit keine zweite Chance mehr.

Es gibt letzendlich in der Akquise nur Erfolg oder Scheitern! Es gibt keine „halben“ Kunden!

Die Schritte der Akquisition im Detail

Unabhängig von der Branche, den Zielen und dem Produkt sind sich bestimmte Abläufe im Akquisitionsprozess recht ähnlich. Viel wichtiger aber ist die Persönlichkeit Ihres Gegenübers! Werfen wir nun einen detaillierten Blick auf die einzelnen Schritte. Es hat sich in der Praxis bewährt, diese Schritte systematisch zu gehen und keinen zu überspringen.

Vorbereitung: Kontakte recherchieren, Informationen einholen, Kontakte qualifizieren

Nicht jeder Kunde und Unterstützer passt zu Ihnen. Überlegen Sie nun, wie Ihr Idealkunde „tickt“. Idealkunden sind Kunden, bei denen Sie Ihre Leistungen voll ausspielen können, bei denen Aufwand und Ertrag in einem guten Verhältnis stehen und bei denen einfach „die Chemie“ stimmt! Dazu gehören neben einer vertrauensvollen Zusammenarbeit auch die gute Zahlungsmoral und der vertrauensvolle Umgang miteinander.

Denken Sie an folgende Kriterien, um Ihre Idealkunden zu finden:

• Die Branche: Wer passt optimal zu uns?
• Den Markt: Stimmen auch die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen?
• Die Anzahl der Mitarbeiter: „Große“ wollen selten „kleine“ Partner.
• Die Region: Nähe ist ein Vorteil.
• Die Kommunikationskultur: Identität, Ansichten sollten harmonieren.
• Die Form der Zusammenarbeit: Aauch hier sollten die Werte passen.

Falls Sie noch einen Anhaltspunkt dafür suchen, wer Ihre idealen Kunden sein könnten – oft sind Ihre heute besten Kunden Ihren Idealkunden schon sehr nahe. Analysieren Sie deshalb Ihre besten Kundenbeziehungen.

So kommen Sie an Kontaktadressen

Mögliche Adressen finden Sie in Datenbanken, im Stellenteil der Zeitungen, in Online-Jobbörsen (Monster, Stepstone), im Internet, aber auch bei einer Fahrt durchs (nahe) Industriegebiet. Lassen Sie sich aber auch einfach inspirieren, indem Sie Augen und Ohren offen halten. Manche Last­wagen­plane oder Anzeige inspirierte schon zu einem Anruf.

Folgende Überlegungen helfen Ihnen, eine gute Vorauswahl zu treffen:

• Nutzen Sie Anknüpfungspunkte und bestehende Beziehungen. Bringen Sie Ihre Referenzen optimal ins Spiel. Vorhandene Kontakte sind eine gute Ausgangsbasis für ein neues Netzwerk.
• Recherchieren Sie zunächst in Ihrer Region. Hier können Sie leichter Kontakt halten und einen guten wirtschaftlichen Service bieten.
• Wem bieten Sie einen Mehrwert? Wessen Bedürfnisse erfüllen Sie? Bringen Sie Kundenbedürfnisse und Ihre Lösungs­vorschläge miteinander in Beziehung.
• Grundsätzlich interessant sind Kunden, die schon Leistungen einkaufen, die auch Sie bieten. Nicht jeder Kunde ist mit seinen Geschäftsbeziehungen zufrieden und ist durchaus wechselbereit.
• Welche Kunden stimmen mit Ihrem Idealkundenprofil überein?

Investieren Sie aber nicht zu viel Zeit in die Recherche. Lieber einige Anrufe mehr führen, als zu lange zu grübeln, ob der Kontakt wirklich Sinn macht.

Wenn Sie einen Kontakt für interessant halten, recherchieren Sie weiter, um auf die persönliche Begegnung gut vorbereitet zu sein. Sie brauchen Kenntnisse über die wichtigsten Daten, Fakten und Ansprechpartner. Sie müssen deren Zuständigkeit, Titel, Vor- und Nachname in Erfahrung bringen. Denn es nützt Ihnen wenig, mit jemandem zu sprechen, der „nicht Entscheiden“ kann. Ein wichtiger Punkt: Oft ist die Angst unberechtigt, dass ein „Chef“ schwieriger zu überzeugen oder zu erreichen ist als Mitarbeiter auf einer niedrigeren Hierarchiestufe. Falls der „Chef“ doch nicht zuständig sein sollte, wird er Sie weitervermitteln – und Sie können sicher sein, dann stehen Ihnen die Türen offen.

Geben Sie den Namen Ihres potenziellen Ansprechpartners in die Suchmaschine ein. Häufig findet man dort interessante Informationen für einen guten Gesprächseinstieg. Auch im Vorzimmer sitzt ein Mensch und kein Drache. Respektieren Sie deren Aufgabe (dafür werden sie ja auch eingestellt), uninteressante Angebote abzuwimmeln. Machen Sie sich interessant und seien Sie geschickt, denn gerade Vorzimmer­damen und -herren können gute Türöffner sein. Notieren Sie die wichtigsten Fakten der Organisation/des Unternehmens für die Justierung Ihres Gesprächsleitfadens.

Gesprächsstrategie ausarbeiten, mögliche Einwände über- und vordenken

Ziel einer Gesprächsstrategie ist es, auf ein Gespräch optimal vorbereitet zu sein. Dazu gehört es, dass man einen guten Einstieg findet und dann schlüssig argumentiert. Gründliche Vorbereitung gibt Ihnen dazu die nötige Sicherheit, und Sie können schnell reagieren. Sicher haben Sie schon das Gegenteil selbst erlebt: Nicht gut vorbereitet zu sein macht unsicher und wenig überzeugend – und das ist kontraproduktiv.

Noch einige Gedanken, die Sie nicht vernachlässigen sollten.

Kommunikation ist geprägt von Mustern. Denken Sie einmal daran, wie es Ihnen geht, wenn Ihnen am Telefon jemand etwas verkaufen möchte. Bestimmte Floskeln und Gesprächsmuster lösen bei Ihnen eine bestimmte Reaktion aus – nämlich das unerwünschte Verkaufsgespräch zu beenden. Berücksichtigen Sie deshalb bei der Ausarbeitung Ihrer Gesprächsstrategie diese Automatismen. Ein besonders guter Akquisiteur wirkt gerade nicht wie ein typischer und oft lästiger Verkäufer.

Vermeiden Sie Penetranz und Beschwatzen. Ihr Gesprächspartner hat das Recht aufzulegen, wenn es ihn nicht interessiert – und wird es auch tun. Haben Sie den Mut und die Kreativität, nicht wie ein typischer Verkäufer aufzutreten. Authentisch überzeugend sind Sie nur dann, wenn Sie Sie selbst sind. Stehen Sie zu Ihrer Persönlichkeit, Ihrer Ausdrucksweise, Ihrer Stimme. Es ist gut genug, wenn Sie begeistert, vorbereitet und freundlich sind. Der Rest macht die Übung, gepaart mit der Bereitschaft dazuzulernen.

Sorgen Sie in den Phasen des Akquisitionsprozesses für eine klare Struktur und setzen Sie sich Zwischenziele. Wenn das Telefonat ein persönliches Treffen zum Ziel hat, versuchen Sie nicht, den Ansprechpartner mit Argumenten vom Nutzen Ihres Angebotes zu überzeugen. Das kommt dann im Treffen. Machen Sie sich spannend und verschießen Sie nicht gleich Ihr gesamtes Pulver. Der Spannungsbogen und die Dramaturgie müssen den gesamten Akquisitionsprozess einschließen.

Wenige Gesprächspartner werden von Anfang an von dem, was Sie anbieten, überzeugt sein. Es wird sie aber geben. Freuen Sie sich auf diese „Glückstreffer“. Manche werden auch definitiv kein Interesse zeigen. Wenn Sie mehr als drei Mal ein definitives Nein hören, beenden Sie freundlich das Gespräch. Vielleicht sieht das Interesse des potenziellen Kunden in einem halben Jahr ganz anders aus oder der Ansprechpartner hat gewechselt. Der überwiegende Teil Ihrer Gesprächspartner wird Einwände vorbringen. Das zeigt, dass er grundsätzlich Interesse hat, sich mit Ihnen zu unterhalten. Seien Sie froh darüber und nutzen Sie diese Chance. Von Zeit zu Zeit ein Nein zu hören ist völlig normal auf dem Weg zum Ja. Ein Nein ist oft die Brücke zum Ja! Und oft ist so ein Nein ein Jein und kann bei der richtigen Argumentation schnell zum Ja werden.

Ob Einwand oder Vorwand, Sie müssen diese Klippen umschiffen. Die Kopf-durch-die-Wand-Methode und mit Gegendruck widersprechen funktioniert selten. Wenige mögen die „Aber“-Argumentation. Sie können dennoch schlagfertig Ein- und Vorwände entkräften und umgehen. Wenn Sie der Typ dafür sind, geht es ganz wunderbar mit Humor. Denn wenn Ihr Humor ankommt, haben Sie schon viel für eine gute Beziehung auf Augenhöhe getan.

Es gibt einen Unterschied zwischen den Eigenschaften, den Vorteilen und dem Nutzen Ihres „Produktes“, das Sie „verkaufen“ möchten. Ihr Kunde interessiert sich für den Nutzen. Der Nutzen Ihres „Produktes“ ist für den Kunden immer individuell. Nicht alle Eigenschaften und Vorteile sind für einen bestimmten Kunden wirklich ausschlaggebend und nützlich! Argumentieren Sie also erst dann, wenn Sie erfahren haben, was der Kunde wirklich braucht! Denken Sie immer daran: Menschen und Kunden haben zum Teil völlig andere Bedürfnisse.

Stellen Sie in Ihrer Argumentation den Wert und nicht den Preis in den Mittelpunkt. Auch ein günstiger Preis kann zu teuer sein, wenn die Bedürfnisse des Kunden nicht erfüllt werden. Stimmt der (Gegen-)Wert, bringt das Produkt dem Kunden mehr, als es kostet, und der Preis spielt eine unter­geordnete Rolle.

Einerseits sind Ihre Gesprächspartner völlig verschiedene Persönlichkeiten, andererseits sind es einfach Menschen wie Sie und ich! Das vereinfacht die Strategieentwicklung, denn fast alle Menschen zeigen in bestimmten Situationen typisch menschliche Reaktionen – dabei kann sich der Vor­sitzende eines Kleintierzüchtervereins ähnlich wie der Vorstand eines DAX Unternehmens verhalten. So reicht es meist, die erarbeitete Gesprächsstrategie nur in bestimmten Punkten flexibel und individuell auf den Gesprächspartner anzupassen. Machen Sie es nicht unnötig kompliziert.

Gespräche haben einen Sachanteil (Um was geht es inhaltlich konkret?) und einen Beziehungsanteil (Wie kommt der Inhalt beim Gesprächspartner an?). Im Akquisegespräch beinhaltet dieser Beziehungsanteil dazu zwei Aspekte für den Angesprochenen. Erstens, das Angebot passt gut für meine Firma, das Gespräch ist stimmig im Sinne meiner Rolle als Vertreter des Unternehmens. Zweitens, ich fühle mich persönlich wohl und fühle mich als Mensch wertgeschätzt sowie ernst genommen. „Fachidiot schlägt Kunde tot“. Machen Sie es anders! Überdenken Sie Ihre „Sagestrategie“ über Ihr Produkt und ersetzen Sie diese durch eine „Fragestrategie“ über die Wünsche und Bedürfnisse des Kunden. Nutzen Sie offene Fragen (Fragen, die ein breites Spektrum an Antworten ermög­lichen. Dadurch erfährt man die Wünsche und Meinungen des Gesprächspartners). Zwei Beispiele dafür: Was genau fehlt Ihnen noch in unserem Angebot?“ „Was würden Ihre Vorgesetzten dazu sagen? In anderen Situa­tionen dagegen profitieren Sie von geschlossenen Fragen (Fragen, die mit ja oder nein beantwortet werden können) – so gewinnt das Gespräch Struktur und Sie wissen genau, woran Sie sind. Beispiele dafür: „Ist es für Sie in Ordnung, wenn wir diesen Punkt jetzt abschließen?“ „Ist nun alles für Sie ausreichend erklärt?“. Nutzen Sie diese unterschiedlichen Fragetypen, um das Gespräch gut zu führen. So können Sie auch Vielredner einbremsen und Wenigredner aktivieren.

Mediale Unterlagen zur Unterstützung vorbereiten

Eine gute Gesprächsstrategie ist sehr wichtig. Potenziert wird die Wirkung durch passgenaue Geschäftskorrespondenz, Drucksachen und Online-Informationen. Gerade bei komplexen Sachverhalten braucht es manchmal Schriftliches, ein Bild oder eine Grafik – oder sogar ein Video. Notieren Sie in handschrift­licher Form das Wichtigste – das hilft, Missverständnisse zu vermeiden. Nützlich ist es, dem Kunden nach dem Gespräch eine Zusammenfassung zukommen zu lassen. So erkennt der Kunde, dass Sie verstanden haben, um was es ihm wirklich geht. Aber bitte beachten Sie dabei: Unterlagen und Infos in medialer Form am besten erst nach einem persönlichen Gespräch! Denn sicher kennen Sie die gern verwendete Aussage (oft eine Ausflucht): „Schicken Sie mir zunächst einmal Ihre Unterlagen“. Überlegen Sie, wie oft dieser Weg zu einem persönlichen Gespräch geführt hat. Wahrscheinlich meistens nicht.

Unterlagen können missverstanden werden und Türen verschließen. Ein guter Verkäufer verkauft besser als die besten schriftlichen Unterlagen.

Noch ein wichtiger Punkt: In Zeiten des Internets vertrauen auch viele Einkäufer und Entscheider den Informationen im Netz mehr als dem Imageprospekt. Das gilt auch für die Online-Medien! Viel interessanter als das, was Sie beziehungsweise Ihre Organisation über Ihr Produkt sagen, ist das, was im Internet über Sie und Ihr Produkt „gegoogelt“ werden kann. Medien wirken in der Akquisition dann stark, wenn Ihr Kunde prinzipielles Interesse zeigt. Es geht deshalb nicht um ein „Entweder-oder“, sondern um ein verzahntes „Sowohl-als-auch“. Persönliche Gespräche und Medien müssen zusammenpassen.

Probieren Sie es einmal aus: Gerade individuell zusammengestellte Unter­lagen wirken in Zeiten der Informationsflut oftmals stärker als der „Prospekt für alle“. Gerade mit „handgemachter“ Visualisierung und Notizen kann man trefflich überzeugen, besonders in Zeiten von Maus und Tastatur!

(Kalt-)Aakquise am Telefon

Dieses Thema füllt ausführlich behandelt mindestens ein Buch! (Wobei praktische Übung mehr bringt als ein noch so gutes Buch.) Deshalb an dieser Stelle nur die wichtigsten Dinge in Kürze, die Sie beachten sollten.

Das Gesprächsskript

Begegnen Sie möglichen Einwänden, indem Sie ein Gesprächsskript ausarbeiten. Machen Sie sich rechtzeitig Gedanken über Ihren Gesprächseinstieg und Ihre Argumentation. Kleben Sie nicht Wort für Wort an diesem Skript. Sehen Sie das Skript wie Trittsteine bei einer Flussüberquerung. So kommen Sie sicher über den Fluss, auch dann, wenn Sie zwischenzeitlich nasse Füße bekommen sollten. Das wird nicht ausbleiben. Übrigens schafft es Vertrauen, wenn Sie kompetent, aber nicht jederzeit aalglatt perfekt, ein Gespräch führen. Formulieren Sie in einem Skript gleich Ihre Ziele und Zwischenziele. Denn es macht einen großen Unterschied, ob Sie schon am Telefon zum Abschluss kommen möchten oder dieses Gespräch dazu nutzen wollen, ein persönliches Treffen klar zu machen!

Der richtige Zeitpunkt

Die Erfahrung zeigt, dass es nicht den passenden Wochentag und die richtige Uhrzeit gibt, Ihre Gespräche zu führen. Telefonieren Sie dann, wenn Ihre Stimmung gut und Ihre Vorbereitung abgeschlossen ist. Übrigens ist es besser für einige Stunden am Stück zu telefonieren, als die Telefonate nur zwischendurch zu führen. Am besten telefonieren Sie, wenn Sie nicht „ausgelaugt“  sind, zum Beispiel am Ende eines anstrengenden Arbeitstages. Übrigens braucht es nicht nur eine gewisse Zeit, bis Sie sich mental auf die Akquisegespräche vorbereitet haben. Auch Ihre Stimme braucht Zeit, bis sie „warm“ und klangvoll wird.

Vorbereitung für das Telefonat

Sie werden bei der Akquise mehr Neins als Jas hören, das ist völlig normal. Vergessen Sie nicht: Mit jedem weiteren Nein steigt die Chance auf ein künftiges Ja. Steven Spielberg soll in seinen Anfängen über hundert Mal ein Nein gehört haben, bevor er zum ersten Mal die Chance hatte, Regie zu führen. Legen Sie sich Ihre Unterlagen, sowie Notizpapier, Stifte und Kalender zurecht. Tun Sie dies von Hand, denn das Klappern der Tastatur ist störend und macht eher den Eindruck eines Callcenters – genauso wie ein hoher Geräuschpegel im Hintergrund. Sorgen Sie für eine ablenkungsfreie Zeit und Umgebung. Übrigens telefonieren viele in Bewegung oder im Stehen besser, die Technik macht das heute problemlos möglich.

Hilfreiche Einstellung

Denken Sie daran: Sie tragen eine Bitte vor, die der andere ablehnen darf. Gehen Sie mit der Einstellung in das Gespräch, dass der Andere in Ordnung ist – egal ob er Ja oder Nein sagt. Sie möchten etwas verkaufen, aber nicht Ihre „Seele“. Treten Sie nicht auf wie ein devoter Bittseller oder wie ein Mitglied einer Drückerkolonne. Lächeln und eine entspannt konzentrierte Haltung machen vieles leichter – und dazu Ihre Stimme angenehmer. Genauso wie das Gähnen – aber bitte vor dem Gespräch. Das entspannt den Kehlkopf, Ihre Stimme wird automatisch tiefer und klangvoller.

Begrüßung

Nennen Sie unbedingt den Namen Ihres Gesprächspartners (Teil der Recherche in der Vorbereitung). Wenn Sie ihn nicht wissen oder ihn nicht verstanden haben, fragen Sie nach! Oft reicht ein „Sie sind Herr …?“ und Sie bekommen den Namen genannt. Diesen dann sofort notieren, um ihn künftig parat zu haben!

Gesprächseinstieg

Ersetzen Sie, wenn möglich, „ich“ und „unser“ durch „Sie“ und „Ihr“. Wie schon betont: Vermeiden Sie typische Verkäufersätze und altmodische Formulierungen. Denn offensichtliche Telefonverkäufer werden schnell „abgewimmelt“. Im Übrigen gilt Ähnliches wie für gute Werbesprache: Verwenden Sie einfache Wörter, bilden Sie kurze, verständliche Sätze, achten Sie auf aktive Formulierungen satt Passivkonstruktionen. Vermeiden Sie Superlative und Verneinungen. Nutzen Sie mehr Verben und weniger Adjektive und verzichten Sie auf Füllworte. Kommen Sie schnell auf den Punk ohne gehetzt zu wirken. Fragen Sie grundsätzlich, ob für Ihren Gesprächspartner der Zeitpunkt für das Telefonat passt. Sprechen Sie an, wie lange Sie gerne mit Ihrem Gesprächspartner reden möchten. Beispielsweise einfach so: „Passt es jetzt für Sie, dass wir uns 5 Minuten über xxx (hier nennen Sie ein Thema, das für Ihren Gesprächspartner wahrscheinlich von Interesse ist) unterhalten?“ Bereits an dieser Stelle müssen Sie in der Lage sein, die ersten Ein- beziehungsweise Vorwände zu umgehen. Versuchen Sie auf keinen Fall Widerstände mit Gegendruck zu kontern, und lassen Sie sich nicht auf sinnlose Diskussionen ein.

Überspitzt ausgedrückt: Wollen Sie überzeugen oder Recht haben?

Übrigens gibt es gar nicht so viele unterschiedliche Einwände. Die meisten kennen Sie aus eigener Erfahrung sicherlich: „Keine Zeit“, „Kein Bedarf“, „Schon gut versorgt“, „Kein Budget“, „Schicken Sie mir zunächst etwas zu“, „Melden Sie sich wieder in einem Jahr“, „Ich kann das nicht entscheiden“. Auch wenn es im ersten Moment so klingt – das Gespräch muss hier noch nicht zu Ende sein, wenn Sie richtig reagieren. Arbeiten Sie im Vorfeld aus, wie Sie diesen Einwänden begegnen. Eine gute und sympa­thische Einwandbehandlung ist der Schlüssel für ein gutes Gespräch und den Beziehungsaufbau. Unterwürfigkeit und Rechthaberei schaden einer Beziehung auf Augenhöhe mit gegenseitigem Respekt.

Versetzen Sie sich in die Haut Ihres Gesprächspartners

Überlegen Sie nun, welche Formulierungen das Gespräch stocken lassen und welche das Gespräch weiterbringen.

Nehmen Sie im „stillen Kämmerlein“ die Argumente des Kunden vorweg und geben Sie darauf gute Antworten.

Informationen gewinnen

Bringen Sie die Wünsche und Bedürfnisse des Kunden in Erfahrung. Hören Sie aktiv zu. Lassen Sie den Kunden ausreden und fragen Sie gezielt nach, um genau zu erfahren, worauf es dem Kunden ankommt. Fragen Sie von Zeit zu Zeit, ob es für den Kunden in Ordnung ist, das Gespräch auf diese Art zu führen. Eventuell erfahren Sie, welche Ansprechpartner für Sie ebenfalls wichtig sind.

Argumentieren und Einwände ernst nehmen

Bringen Sie Ihr Angebot in Beziehung zu den Kundenwünschen. Stellen Sie die Dinge heraus, die schon passen, und bieten Sie gegebenenfalls Lösungen an, es passend zu machen. Wie schon gesagt, steigen Sie nicht unnötig tief in die Argumentation ein, wenn das Telefonat „nur“ zum Ziel hat, ein persönliches Treffen zu vereinbaren. Steigern Sie die Lust auf ein Folgegespräch. Nutzen Sie die gewonnenen Informationen zur Vorbereitung. Selten möchte der Kunde unerwarteterweise schon am Telefon alles klar machen. Seien Sie auch auf diesen Fall vorbereitet, gehen Sie darauf ein – und freuen sich über diesen Glückstreffer!

Gesprächsabschluss

Fassen Sie nochmals zusammen, halten Sie Vereinbarungen und die nächsten Schritte fest. Wiederholen Sie die wichtigsten Kundenaussagen in eigenen Worten ohne zu langweilen. Achten Sie darauf, nicht einen Schritt zurückzugehen und thematisch wieder ins Thema einzusteigen.

Verabschiedung

Bedanken Sie sich und verabschieden Sie Ihren Gesprächspartner freundlich (mit Namen!). Auch von dem Gesprächspartner, von dem Sie viele Neins gehört haben und der jetzt kein Kunde werden wird. Ein Nein bei einem einzelnen Akquisegespräch ist kein Grund für Enttäuschung – es ist völlig normal, mehr Neins als Jas zu hören.

Nachbereitung des Gespräches

Meist ist eine Mail mit ganz knapper Zusammenfassung hilfreich. Manchmal ist ein nettes Kärtchen emotionaler. Wenn Sie ein pfiffiger, lustiger Mensch sind und das bei Ihrem Gesprächspartner ankommt, dürfen Sie sich Humorvolles trauen. Schmunzeln ist auch in der Akquisition erlaubt. Aber bleiben Sie in der Sache seriös. Wenn Sie vereinbart haben, Unterlagen zuzuschicken, dann versehen Sie diese mit persönlich beschriebenen Haftnotizen an wesentlichen Stellen. Das spiegelt Ihr Interesse und Engagement.

Gesprächsdokumentation

Nutzen Sie für sich – und alle Beteiligten – im Nachgang am besten ein Gesprächsprotokoll. Der Grund: Sie erinnern sich bereits nach kurzer Zeit an viel weniger Gesprächsdetails als kurz nach der Unterhaltung. Sie werden dankbar für dieses Protokoll sein, wenn die Gespräche mit dem Kunden in die nächste Runde gehen. Durch das Überdenken des Gesprächs erkennen Sie, wo Sie noch besser werden können. Je nach der Menge der Kontakte hat hier die digitale Form Vorteile. Es gibt zudem spezielle Programme, die Sie in Ihrer Akquisition unterstützen.

Setzen Sie sich ein Ziel

Haben Sie Mut zur Kaltakquise!

Wann fangen Sie damit an? Übrigens, wenn Sie in das kalte Wasser der Akquise springen, wird es Ihnen bald warm und Sie erfahren viel über Ihre möglichen Kunden. Diese Gespräche helfen Ihnen dabei, Ihre Form der Angebote zu überdenken und attraktiver zu machen.

Bütefisch Eisbergmodell

Persönliches Treffen und Präsentation

Vieles, was für das Akquise-Telefonat gilt, lässt sich auf ein persönliches Treffen übertragen. Jetzt steht aber ein anderes Ziel oder Zwischenziel an! Jetzt muss Ihr Ziel sein, eine Geschäftsbeziehung aufzubauen und einen neuen Kunden zu gewinnen. Nun ist die Zeit für die Argumentation über den Kundennutzen gekommen. Nun kann die Beziehung vertieft werden und Sie können etwas dafür tun, dass die Chemie auch auf der persönlichen Ebene stimmt. Es ist wie bei einem Eisberg – der größte Teil ist unsichtbar unter der Oberfläche verborgen. Beziehung beginnt „unten“ – Beziehungsqualität hat einen hohen unbewussten Anteil. Es kommt nur zu einem kleinen Teil auf die Fakten an, viel wichtiger sind Sympathie und Vertrauen. Die Präsentationsmöglichkeiten sind bei einem persönlichen Treffen weitaus besser als am Telefon. Eine gelungene Visualisierung und mediale Unterstützung erhöht die Chance auf einen erfolgreichen Abschluss. Auch wenn Sie bei einem persönlichen Treffen üblicherweise mehr Zeit haben und der Gesprächspartner bewusst mehr Zeit mitbringt – kommen Sie trotzdem immer auf den Punkt und langweilen Sie nicht. Ziel eines persönlichen Treffens ist es, Hindernisse, die einer Geschäfts­beziehung im Wege stehen, auszuräumen und den Auftrag zu gewinnen. Je nach Komplexität können weitere Gespräche nötig werden, bis eine für beide Seiten attraktive Vereinbarung getroffen werden kann.

Menschen kaufen unbekannte Dinge von Menschen, die sie kennen.

Vertragsvereinbarungen treffen, Abschluss

Halten Sie klar fest, welche Leistungen Sie für welche Gegenleistungen bieten. Das beugt Unklarheiten vor und vermeidet Ärger. Gerade wenn Gespräche in einer guten Stimmung „wie unter Freunden geführt werden“, laufen wir Gefahr, Dinge wie unter Freunden zu regeln. Aber Geschäft bleibt Geschäft und klare Vereinbarungen stehen einer freundschaftlichen Geschäftsbeziehung nicht im Wege, im Gegenteil. Oft reicht ein detailliertes Angebot, manchmal braucht es einen Vertrag und in speziellen Fällen kann nur juristische Hilfe für zusätzliche Klarheit für beide Seiten sorgen.

Auch hier gilt die Maxime:

So einfach wie möglich, so komplex wie nötig.

Wenn Gespräche bisher gut geführt wurden, geschieht der Abschluss wie von alleine. Natürlich spielt der Preis eine Rolle, aber wenn Sie über den (Mehr-)Wert für den Kunden Ihre Argumentation aufgebaut haben und nicht über den günstigen Preis, werden Sie weit weniger „gedrückt“ werden. Der Kunde mag für Sie König sein, das sollte für Sie aber kein Grund sein, sich klein zu machen. Sehen Sie sich als Anbieter auf Augenhöhe!
Ein Abschluss muss für beide passen, beide sollen davon profitieren. So ist die Unterschrift kein großes Ding mehr. Überprüfen Sie einmal Ihre Stimmung, wenn es „ernst“ wird und der Abschluss ansteht. Kommen bei Ihnen dann wieder Zweifel auf oder möchten Sie drängen? Ihr Gegenüber wird es spüren! Überlegen Sie, was Unsicherheit bei Ihrem Gegenüber für Emotionen auslöst.

Guten Kontakt , offenes Ohr behalten

Ihnen ist es sicher als Kunde auch schon so ergangen: Bevor Sie gekauft haben, wurden Sie umworben und umschmeichelt – und als Kunde plötzlich fallengelassen. Das enttäuscht und hinterlässt kein gutes Gefühl – im Gegenteil, Sie fühlen sich zu Recht getäuscht.

Deshalb: Sorgen Sie dafür, dass Sie Ihre Aufmerksamkeit, Ihren Service für den Kunden über alle Phasen der Geschäftsbeziehung auf einem gleichmäßigen Niveau halten. Stark anfangen und dann nachlassen kommt nicht gut an! Nicht selten vertieft eine kulante Reklamationsbearbeitung die Kundenbeziehung weitaus mehr als ein guter Abschluss. Geben Sie der Kundenpflege eine hohe Bedeutung. Aber sorgen Sie für das angemessene Maß. Beispielsweise möchte nicht jeder Kunde Geburtstagswünsche, Anrufe und ungefragt Informationen erhalten. Klären Sie diese Dinge wenn möglich im Voraus – zudem werden die Werbegesetze bezüglich Werbegeschenken weiter verschärft. Wie schon gesagt: Machen Sie Ihrem Kunden eine Freude, bringen Sie ihn zum Schmunzeln oder Nachdenken. Ganz wichtig: Reagieren Sie, wenn der Kunde Sie wirklich braucht engagiert und kompetent!

Nach dem Vertrag ist vor dem Vertrag

Produkte, Dienstleistungen, Kooperationen, Sponsoringverträge haben ein bestimmtes „Verfallsdatum“. Die Zeiten ändern sich, und so müssen Sie bei einem erneuten Angebot sicherlich viele Dinge nachjustieren und wieder passend machen. Binden Sie hier Ihre Kunden möglichst ein, hören Sie genau zu und sprechen Sie eventuelle Schwachpunkte an. Nutzen Sie das Kundenfeedback und Ihre zwischenzeitlichen Erfahrungen, um noch besser zu werden. Reagieren Sie aber nicht erst kurz vor dem „Verfallsdatum Ihrer Geschäftsbeziehungen“, sondern rechtzeitig. Fragen Sie nach, wann es für den Kunden Sinn macht, über einen Anschlussabschluss zu reden. Ihr Ziel sollten langfristige Geschäftsbeziehungen sein.

Denken Sie daran – die Gewinnung von Neukunden ist weit aufwändiger als die Pflege des Kundenstamms.

Eine Überlegung wert

Die meisten Menschen reden nicht gerne mit dem Kunden über eventuelle Schwächen der eigenen Leistung. Ist die Rechnung erst einmal bezahlt und hört man keine Klagen mehr, heißt das für die meisten: Lieber nicht mehr so genau nachfragen. Vielleicht möchte man vermeiden, unnötig „ein Fass aufzumachen“. So vergeben Sie jedoch Chancen, die Bedürfnisse des Kunden besser kennen zu lernen und sich besser auf den Kunden einzustellen.

Bütefisch Sponsorbeziehung

Impulse für Beziehungen zu Unterstützern

Nicht alles, was als Sponsoring bezeichnet wird, verdient auch diese Bezeichnung!

Nutzen Sie alle Arten möglicher Unterstützung

So schaffen Sie die Basis für eine gute Sponsoringbeziehung

• Es müssen die konzeptionellen Hausaufgaben gemacht werden.
• Es muss Zeit, Energie und Geld investiert werden.
• Es braucht Verantwortliche, die sich engagieren.
• Es braucht meist professionelle Unterstützung (oder führen Sie zum Beispiel Baumaßnahmen ohne Fachleute aus?).

Bütefisch Sponsoringgrafik

• Werbeplattform: Kontakte zu potentiellen Kunden und Multiplikatoren
• PR: Bekanntheit steigern
• Verantwortung: Soziales und gesellschaftliches Engagement zeigen
• Image: Transfer bezüglich Emotionalität und „Geist“
• Know-How Transfer
• Exklusive VIP-/Incentive-Aktionen

• Geldmittel
• Sachmittel, Dienstleistungen
• Unterstützung durch Know-How
• Unterstützung durch Arbeitsleistung
• Synergieeffekte mit Sponsor (Kontakte, Multiplikatoren und Ähnliches)
• Profitieren vom Image und Netzwerk des Sponsors

Zwischenbemerkung zu steuerlichen Fragen – Grundsätzliches zu Besteuerung

• Das Nutznießen aus einer Erbschaft
• Die Spende
• Die Sponsoringleistungen

• Aktive Unterstützung der Werbeaktivitäten des Sponsors. Zum Beispiel Logo mit Verlinkung oder der Hinweis auf die Leistungen des Sponsors. Die Einnahmen aus dem Sponsoring werden dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zugeordnet. Diese Leistungen müssen dann voll mit 19 % Umsatzsteuer versteuert werden.
• Reine Duldungs- und Gestattungsleistungen. Zum Beispiel Logonennung mit ausschließlichem Hinweis auf freundliche Unterstützung durch. Die Einnahmen aus dem Sponsoring werden dem Zweckbetrieb beziehungsweise der Vermögensverwaltung zugeordnet. Diese Leistungen werden dann mit dem reduzierten Umsatzsteuersatz von 7 % versteuert.

Brainstorming

 

Überlegen Sie, was Sie außer der üblichen direkten finanziellen Unterstützung nötig haben und wie Sie von Unterstützern noch profitieren können. Sammeln Sie Ideen, originelle Dinge, die nur Ihre Organisation bieten kann. Manchmal sind Sie betriebsblind. Nehmen Sie für das Brainstorming externe Teilnehmer mit ins Boot.

Ein Einschub zum Netzwerken…

Spielen Sie über Bande

Verlässlichkeit

Den potenziellen Sponsor und Unterstützer überzeugen

Nutzen Sie W-Fragen

• Um WAS geht es?
• WESHALB machen wir es?
• WIE machen wir es?
• WIE LANGE läuft der Vertrag?

Bereiten Sie sich gut vor

Nutzen Sie dieses Beispiel, um Ihre Argumentation zu schärfen und zu trainieren. Es ist wichtig, gut vorbereitet zu sein, um im Gespräch nicht unnötig improvisieren zu müssen. Machen Sie sich ein Gesprächsskript (vgl. Abschnitt Akquise).

Überlegen Sie, welche Informationen Sie über Ihren potenziellen Sponsorpartner haben sollten, welche konkreten Bedürfnisse er haben könnte. Darauf bauen Sie Ihre Präsentation auf. Auch hier gilt das Gleiche wie bei der Vorbereitung zur erfolgreichen Akquise. Denken Sie auch an mögliche Einwände. Vielleicht können Sie im Rollenspiel mit Ihren Mitstreitern einige Klippen entschärfen!

Denken Sie daran, ein flexibles Angebot zu machen. Hilfreich dabei ist die Salami-Taktik: Manchmal darf es etwas mehr sein, was Sie verlangen können. Und manchmal müssen Sie von Ihren Erwartungen einige „Scheiben“ abschneiden.

Bütefisch_Sponsoringweg

12 Schritte zur Professionalität

Nun alle Schritte in der Übersicht:

Der Sponsoringleitfaden

• Grußwort eines beziehungsweise mehrerer Verantwortlichen als Referenz
• Kurzzusammenfassung der Organisation beziehungsweise Veranstaltung
• Kurzzusammenfassung der Möglichkeiten und Vorteile eines Sponsorings

• Marketing und Werbekonzept der Organisation beziehungsweise Veranstaltung (mit Abbildungen)
• Zielgruppenanalyse mit demografischen Daten
• Angebote für Sponsoren, Nutzen für Sponsoren mit Kontaktzahlen
• Individuelle, maßgeschneiderte Sponsoringpartnerschaften
• Referenzen im Bereich Sponsoring/Presseresonanz
• Ausführliche Informationen zu Organisation beziehungsweise Veranstaltung

• Verantwortliche am besten mit ausführlichen Kontaktdaten und Bild zeigen
• Wenn möglich, Ansprechpartner für Referenzgespräche nennen

• Alle Sponsoringangebote als übersichtliche Tabelle auf einen Blick

Machen Sie einen Testlauf

Machen Sie unbedingt einen Testlauf Ihres Sponsoringleitfadens, bevor Sie an die Öffentlichkeit gehen. Sie können dafür einen bestehenden Sponsoring- oder Businesskontakt nutzen.

Garantiert lassen sich so noch Unklarheiten beseitigen, Inhalte straffen und die Emotionalität erhöhen. Denken Sie daran: Sie wollen für Ihre Sache begeistern. Sorgen Sie dafür, dass es auch visuell gelingt, mit Bildern, Zitaten und vielleicht auch mit Statements.